E002: Descripción de la organización

publicado a la‎(s)‎ 15 sept. 2012 16:09 por Hernan Nina Hanco   [ actualizado el 15 sept. 2012 16:30 ]
1. Descripción de la organización

OpenEduca inicia sus actividades el Año 2000, su actividad principal es la capacitación a estudiantes egresados de secundaria y público en general en Tecnologías de Información y Comunicación ofreciéndoles cursos de extensión profesional y carreras técnicas. Posee una infraestructura propia que consiste en 8 Laboratorios de cómputo con un promedio de 20 computadoras cada uno, 6 ambientes para clases teóricas, un laboratorio de Soporte Técnico y ambientes para las oficinas administrativas de caja, secretaria, direccion y coordinacion académica.

La población estudiantil de OpenEduca está en continuo crecimiento, resultando cada vez mejoras en la utilidades para la organización. OpenEduca brinda servicios principalmente en la ciudad del Cusco y ocasionalmente proporciona el servicio en otras localidades.

Una característica de diferenciación de la organización es el personal Docente con cualidades profesionales de alta calidad y conocimientos actualizados en tecnologías. En la actualidad cuenta con más de 30 Docentes en las especialidades de matemáticas, estadística, ofimática, sistemas de información, comunicaciones, desarrollo web y bases de datos.

Otro factor de diferenciación de la organización son los convenios de OpenEduca con Universidades y empresas públicas y privadas. Este factor resalta el prestigio de OpenEduca.
Su estructura interna es la siguiente:


OpenEduca a logrado posicionarse en la región como el primer centro de formación profesional y capacitación en Tecnologías Informáticas. En este sentido, la organización está en pleno crecimiento lo que también provoca el crecimiento de las actividades administrativas y de servicio y algunas de ellas se tornan en complejas. En consecuencia OpenEduca para alcanzar mayor posicionamiento debe mejorar sus sistemas de gestión y control administrativo para consolidarse en una institución líder en su sector.

1.2. Sistemas Informáticos existentes

OpenEduca dispone de Software con capacidades limitadas para las tareas de control de Caja y registro de matriculas y notas. El Software fue desarrollado en el lenguaje de programación delphi y utiliza un gestor de base de datos Paradox, actualmente no dispone de soporte técnico. Para otras tareas se utiliza Software de Oficina (Ejemplo Microsoft Word, Excel y utilidades).

1.3. Actividad empresarial en el sistema actual

Dentro de las actividades de OpenEduca está el control de Caja cuyas principales tareas es la creación de grupos, registro de pagos, emisión de comprobantes y arqueo de caja, éstas tareas son realizadas parcialmente en el Software existente. Dentro de las actividades de registro de información académica se realizan las tareas de registro de matriculas, notas, carga académica, docentes, alumnos, emisión de reportes (Constancia de matrícula, notas, certificados y actas), éstas actividades se realizan parcialmente en un Software existente pero totalmente independiente del Software de Caja.

Una de las dificultades que la empresa quisiera solucionar es la de poder integrar los Software de Caja y registro de información académica, de esta manera, evitar problemas de actualización y consistencia de datos.

Para las actividades de control de personal no se utiliza ningún Software, por ejemplo el registro de asistencia de los docentes a sus sesiones de clases se realiza en forma manual escribiendo el tema y marcado la firma en papel. Los formatos manuales de registro de asistencia son consolidados cada fin de mes en tareas laboriosas y con alta probabilidad de cometer errores.

1.4. Resumen de requisitos

1. Gestión de caja:
    1.1. Registro de nombres, dirección, teléfono para cada cliente de la organización que solicite un servicio de capacitación.
    1.2. Procedimiento de registro de pago y entrega de comprobantes.
    1.3. Procedimiento de arqueo de Caja.
    1.4. Registro grupos para cursos libres
    1.5. Registro de semestres y módulos de estudio para carreras técnicas. 
2. Gestión de Servicios Académicos Administrativos:
    2.1. Registro de Alumnos, Docentes, Asignaturas, Módulos.
    2.2. Gestión de planes de estudio, carga académica.
    2.3. Registro de matrícula de un alumno en un determinado módulo de estudio de una carrera profesional.
    2.4. Registro de notas de las asignaturas en forma periódica.
    2.5. Emisión de reportes (Constancia de matrícula, notas, certificados y actas).
3. Gestión de personal
    3.1. Registro de asistencia de docentes.
    3.2. Consolidación de horas y mantener registro de planilla de remuneraciones
    3.3. Generación de reportes de record de asistencia.
4. Requisitos no funcionales
    4.1. Autenticación de Usuarios
    4.2. Perfiles de Usuarios
    4.3. Interfaz Gráfica de Usuario flexible y amigable.
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